Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
Neue Aufzeichnungspflichten per 1.1.2016 für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung
Ab 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.
Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!
Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.
Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis € 150.000,- Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Einzelerfassung mittels Registrierkasse
Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn
Nicht als Barumsatz gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks, Online-Banking Überweisungen, Paypal und Einziehungsaufträge.
Hinweis:
Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.
Die Grenze von € 7.500,- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.
Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).
Änderungen ab 1.4.2017
Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, muss der Unternehmer ab 2016 eine elektronische Registrierkasse haben (Beginn der Kassenpflicht siehe weiter unten), die der Kassenrichtlinie entspricht.
Spätestens ab 1.4.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. Siegel der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.
Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:
Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.
Belegerteilungsverpflichtung
Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.
Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
Achtung!
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer ab 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank-, Kantinenumsätzen und gewissen Automatenumsätzen.
Sonderregelungen
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich:
Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“)
Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto € 30.000,- nicht überschritten wird.
Achtung!
Die Umsatzgrenze von € 30.000,- gilt nur für die Umsätze im Freien. Sie ist nicht gesamtbetrieblich zu sehen.
Die begünstigten Umsätze müssen bei Vorliegen der oben beschriebenen Voraussetzungen, nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.
Alm,- Berg-, Schi- und Schutzhütten
Wie bei der „Kalten Hände“ Regelung keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz der Hütte(n) unter € 30.000 liegt.
Buschenschanken gem. §2 Abs.1 Z5 GewO
Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000,- liegt und der Betrieb maximal 14 Tage im Jahr geöffnet ist. Die € 30.000,- Grenze ist gesamtbetrieblich zu sehen und gilt nicht nur für den Buschenschank.
Kantinen von gemeinnützigen VereinenKeine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000,- liegt.
Automaten
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,- nicht übersteigt. Darunter fallen z.B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc.
Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.
Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von sechs Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durchgeführt werden.
Dies geschieht durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge), manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal monatlich zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.
Onlineshops
Umsätze im Rahmen eines Onlineshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrier-kassenpflicht befreit.
Hinweis:
Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Onlineshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften.
Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
Die Umsätze wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung.
Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Gruppen“)
Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.B. Paragon) geben und müssen eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.
Die Ausnahme betrifft „mobile“ Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc.
Geschlossene Gesamtsysteme
Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder eines Signatur- und Siegelzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen.
Voraussetzungen:
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
Aufgrund eines Erkenntnisses des Verfassungsgerichtshofes vom 9. März 2016 gilt die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse jedoch frühestens ab dem 1. Mai 2016. Nach Ansicht des Höchstgerichts ist es nämlich nicht so, dass sich die Registrierkassenpflicht aus den Umsätzen des Jahres 2015 ergibt. Das Überschreiten der Umsatzgrenzen im Jahr 2015 spielt für die Frage der Registrier-kassenpflicht keine Rolle. Eine „Rückwirkung“ gibt es nicht.
Das bedeutet: Erst der Umsatz ab dem 1. Jänner 2016 ist für die Frage der Registrierkassenpflicht maßgeblich. Ab dem erstmaligen Überschreiten der gesetzlichen Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. Somit besteht eine Registrierkassenpflicht für den einzelnen Unternehmer entsprechend der im Gesetz festgelegten Frist, frühestens jedoch ab dem 1. Mai 2016.
Beispiel:
Umsätze Jänner bis April 2016: € 15.600,- davon mehr als € 7.500,-Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.8.2016, im Falle des Kalendervierteljahres (z.B: bei Kleinunternehmern) ab 1.10.2016.
Wegfall der Registrierkassenpflicht Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.
Beispiel:
Ein registrierkassenpflichtiger Betrieb schränkt im Jahr 2017 seinen Betriebsumfang derart ein, dass er pro Jahr nur mehr Umsätze von ca. 6.000 Euro erzielt.
Die Umstände sprechen dafür, dass auch in den Folgejahren die Umsätze derart niedrig sein werden. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems fällt ab 1. Jänner 2018 weg.
Erleichterungen bei Betriebsaufgabe im Jahr 2016
Ist beabsichtigt, im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen (z.B. Pensionsantritt oder Betriebsverkauf), ist für das Jahr 2016 keine Registrierkasse erforderlich. Es gilt jedoch die Belegerteilungspflicht.
Steuerliche Förderungen
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,- pro Kassensystem (maximal aber € 30,- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.
Die Prämie kann mittels Formulars E108c geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben. Sie stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 31.3.2017 erfolgen.
Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften
Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.4.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,- geahndet.
Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.
Strafen bei Nichtvorhandensein einer technischen Sicherheitseinrichtung
Ab 1.4.2017 kann die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung zur Implementierung einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationsschutz zu einer Strafe von bis zu 5.000 Euro führen. Von dieser Strafe wird jedoch abgesehen, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer
Neue Aufzeichnungspflichten per 1.1.2016 für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung
Ab 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.
Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!
Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.
Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis € 150.000,- Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Einzelerfassung mittels Registrierkasse
Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn
- der Jahresumsatz je Betrieb netto € 15.000,- und
- die Barumsätze dieses Betriebes netto € 7.500,- im Jahr überschreiten.
Nicht als Barumsatz gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks, Online-Banking Überweisungen, Paypal und Einziehungsaufträge.
Hinweis:
Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.
Die Grenze von € 7.500,- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.
Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).
Änderungen ab 1.4.2017
Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, muss der Unternehmer ab 2016 eine elektronische Registrierkasse haben (Beginn der Kassenpflicht siehe weiter unten), die der Kassenrichtlinie entspricht.
Spätestens ab 1.4.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur bzw. Siegel der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.
Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
- Kassenidentifikationsnummer
Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.
Belegerteilungsverpflichtung
Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.
Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- spätestens ab 1.4.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Achtung!
Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer ab 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank-, Kantinenumsätzen und gewissen Automatenumsätzen.
Sonderregelungen
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich:
Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“)
Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto € 30.000,- nicht überschritten wird.
Achtung!
Die Umsatzgrenze von € 30.000,- gilt nur für die Umsätze im Freien. Sie ist nicht gesamtbetrieblich zu sehen.
Die begünstigten Umsätze müssen bei Vorliegen der oben beschriebenen Voraussetzungen, nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.
Alm,- Berg-, Schi- und Schutzhütten
Wie bei der „Kalten Hände“ Regelung keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz der Hütte(n) unter € 30.000 liegt.
Buschenschanken gem. §2 Abs.1 Z5 GewO
Keine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000,- liegt und der Betrieb maximal 14 Tage im Jahr geöffnet ist. Die € 30.000,- Grenze ist gesamtbetrieblich zu sehen und gilt nicht nur für den Buschenschank.
Kantinen von gemeinnützigen VereinenKeine Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, wenn der Jahresumsatz unter € 30.000,- liegt.
Automaten
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,- nicht übersteigt. Darunter fallen z.B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc.
Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.
Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von sechs Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durchgeführt werden.
Dies geschieht durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge), manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal monatlich zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.
Onlineshops
Umsätze im Rahmen eines Onlineshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrier-kassenpflicht befreit.
Hinweis:
Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Onlineshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften.
Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
Die Umsätze wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung.
Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Gruppen“)
Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.B. Paragon) geben und müssen eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.
Die Ausnahme betrifft „mobile“ Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc.
Geschlossene Gesamtsysteme
Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit oder eines Signatur- und Siegelzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen.
Voraussetzungen:
- der Einsatz von mehr als 30 Registrierkassen
- die Einholung eines Gutachtens über die Manipulationssicherheit
- ein Antrag auf Ausnahme beim Finanzamt
- das Finanzamt erlässt einen Feststellungsbescheid
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
Aufgrund eines Erkenntnisses des Verfassungsgerichtshofes vom 9. März 2016 gilt die Verpflichtung zur Verwendung der Registrierkasse jedoch frühestens ab dem 1. Mai 2016. Nach Ansicht des Höchstgerichts ist es nämlich nicht so, dass sich die Registrierkassenpflicht aus den Umsätzen des Jahres 2015 ergibt. Das Überschreiten der Umsatzgrenzen im Jahr 2015 spielt für die Frage der Registrier-kassenpflicht keine Rolle. Eine „Rückwirkung“ gibt es nicht.
Das bedeutet: Erst der Umsatz ab dem 1. Jänner 2016 ist für die Frage der Registrierkassenpflicht maßgeblich. Ab dem erstmaligen Überschreiten der gesetzlichen Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. Somit besteht eine Registrierkassenpflicht für den einzelnen Unternehmer entsprechend der im Gesetz festgelegten Frist, frühestens jedoch ab dem 1. Mai 2016.
Beispiel:
Umsätze Jänner bis April 2016: € 15.600,- davon mehr als € 7.500,-Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.8.2016, im Falle des Kalendervierteljahres (z.B: bei Kleinunternehmern) ab 1.10.2016.
Wegfall der Registrierkassenpflicht Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.
Beispiel:
Ein registrierkassenpflichtiger Betrieb schränkt im Jahr 2017 seinen Betriebsumfang derart ein, dass er pro Jahr nur mehr Umsätze von ca. 6.000 Euro erzielt.
Die Umstände sprechen dafür, dass auch in den Folgejahren die Umsätze derart niedrig sein werden. Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems fällt ab 1. Jänner 2018 weg.
Erleichterungen bei Betriebsaufgabe im Jahr 2016
Ist beabsichtigt, im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen (z.B. Pensionsantritt oder Betriebsverkauf), ist für das Jahr 2016 keine Registrierkasse erforderlich. Es gilt jedoch die Belegerteilungspflicht.
Steuerliche Förderungen
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,- pro Kassensystem (maximal aber € 30,- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.
Die Prämie kann mittels Formulars E108c geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben. Sie stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 31.3.2017 erfolgen.
Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften
Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.4.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,- geahndet.
Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.
Strafen bei Nichtvorhandensein einer technischen Sicherheitseinrichtung
Ab 1.4.2017 kann die Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtung zur Implementierung einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationsschutz zu einer Strafe von bis zu 5.000 Euro führen. Von dieser Strafe wird jedoch abgesehen, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer
- über eine Registrierkasse verfügt, die der Kassenrichtlinie entspricht und mit dieser die Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht erfüllt,
- Belege über die getätigten Barumsätze lückenlos erteilt und
- nachweist bzw. zumindest glaubhaft macht, dass sie/er die RKSV- konforme Beschaffung und/oder die Umrüstung der Registrierkasse(n) bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt hat, sodass die Säumnis nicht in ihrer/seiner Sphäre gelegen ist.
Was nach der Erfassung der Registrierkasse in FinanzOnline zu tun ist…
Nach der Überprüfung des Startbeleges mit der App „BMF Belegcheck“ bzw. über Webservice1 beginnt der laufende Betrieb der Registrierkasse. Erfahren Sie nachfolgend welche Sicherungen regelmäßig vorzunehmen sind bzw. was im Falle eines Ausfalls der Registrierkasse zu tun ist:
Erstellung von Monatsbelegen
Am Ende eines jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen. Dieser Beleg ist der letzte eines jeden Monats und muss daher entweder nach dem Ende der Öffnungszeiten oder spätestens am nächsten Öffnungstag (jedenfalls vor Beginn der Geschäftstätigkeit) erzeugt werden. Gab es in einem Monat keine Geschäftstätigkeit (z.B. Saisongeschäfte), so ist auch kein Monatsbeleg zu erstellen. Die meisten Kassensysteme bieten eine eigene Funktion „Monatsabschluss“ an. Der Monatsbeleg muss erstellt, aber im Vergleich zum Startbeleg nicht mit der App „BMF Belegcheck“ überprüft werden. Jedenfalls muss der Monatsbeleg im Datenerfassungsprotokoll aufscheinen. Zusätzlich wird empfohlen, diesen auch auszudrucken.
Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls
Zusätzlich ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, gesicherter Server, etc.) unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Es ist empfehlenswert das Datenerfassungsprotokoll im Anschluss an die Erstellung des Monatsbeleges in den Monaten März, Juni, September und Dezember zu sichern.
Erstellung und Überprüfung des Jahresbeleges
Am Jahresende ist ein Jahresbeleg zu erstellen. Dieser Jahresbeleg muss nicht nur ausgedruckt und mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, sondern auch bis zum 15. Februar des Folgejahres überprüft werden. Informieren Sie sich bei Ihrem Kassenhändler, ob Ihre Registrierkasse über eine eigene Funktion „Jahresbeleg“ verfügt oder ob der Monatsbeleg für Dezember gleichzeitig der Jahresbeleg ist. Der Jahresbeleg muss nicht zwingend am 31. Dezember erzeugt werden, sondern kann auch früher (z.B. bei Saisonende) erstellt werden. Vor Beginn der Geschäftstätigkeit im neuen Jahr muss der Jahresbeleg jedenfalls vorhanden sein. Der Jahresbeleg ist wie auch der Startbeleg mit der App „BMF Belegcheck“, welche kostenlos sowohl im iTunes-Store als auch im Google Play Store zur Verfügung steht, zu überprüfen. Das Ergebnis der Überprüfung wird unmittelbar am Display des Handys angezeigt.
Ausfall der Registrierkasse
Bei Ausfall der Registrierkasse bzw. Verlust der Signaturkarte sind die Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Sollten Sie keine weitere Registrierkasse haben, so sind händische Belege (inkl. einer Zweitschrift) zu erstellen. Nach der Fehlerbehebung sind die Zweitschriften in der Registrierkasse nachzuerfassen und zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Ist nur die Signaturkarte ausgefallen (die Registrierkasse funktioniert dagegen problemlos), so kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der Signaturkarte weiter betrieben werden. Auf den Belegen muss jedoch der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden. Dauert der Ausfall der Signaturkarte länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.
Nach der Überprüfung des Startbeleges mit der App „BMF Belegcheck“ bzw. über Webservice1 beginnt der laufende Betrieb der Registrierkasse. Erfahren Sie nachfolgend welche Sicherungen regelmäßig vorzunehmen sind bzw. was im Falle eines Ausfalls der Registrierkasse zu tun ist:
Erstellung von Monatsbelegen
Am Ende eines jeden Monats ist ein Monatsbeleg zu erstellen. Dieser Beleg ist der letzte eines jeden Monats und muss daher entweder nach dem Ende der Öffnungszeiten oder spätestens am nächsten Öffnungstag (jedenfalls vor Beginn der Geschäftstätigkeit) erzeugt werden. Gab es in einem Monat keine Geschäftstätigkeit (z.B. Saisongeschäfte), so ist auch kein Monatsbeleg zu erstellen. Die meisten Kassensysteme bieten eine eigene Funktion „Monatsabschluss“ an. Der Monatsbeleg muss erstellt, aber im Vergleich zum Startbeleg nicht mit der App „BMF Belegcheck“ überprüft werden. Jedenfalls muss der Monatsbeleg im Datenerfassungsprotokoll aufscheinen. Zusätzlich wird empfohlen, diesen auch auszudrucken.
Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls
Zusätzlich ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, gesicherter Server, etc.) unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Es ist empfehlenswert das Datenerfassungsprotokoll im Anschluss an die Erstellung des Monatsbeleges in den Monaten März, Juni, September und Dezember zu sichern.
Erstellung und Überprüfung des Jahresbeleges
Am Jahresende ist ein Jahresbeleg zu erstellen. Dieser Jahresbeleg muss nicht nur ausgedruckt und mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden, sondern auch bis zum 15. Februar des Folgejahres überprüft werden. Informieren Sie sich bei Ihrem Kassenhändler, ob Ihre Registrierkasse über eine eigene Funktion „Jahresbeleg“ verfügt oder ob der Monatsbeleg für Dezember gleichzeitig der Jahresbeleg ist. Der Jahresbeleg muss nicht zwingend am 31. Dezember erzeugt werden, sondern kann auch früher (z.B. bei Saisonende) erstellt werden. Vor Beginn der Geschäftstätigkeit im neuen Jahr muss der Jahresbeleg jedenfalls vorhanden sein. Der Jahresbeleg ist wie auch der Startbeleg mit der App „BMF Belegcheck“, welche kostenlos sowohl im iTunes-Store als auch im Google Play Store zur Verfügung steht, zu überprüfen. Das Ergebnis der Überprüfung wird unmittelbar am Display des Handys angezeigt.
Ausfall der Registrierkasse
Bei Ausfall der Registrierkasse bzw. Verlust der Signaturkarte sind die Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Sollten Sie keine weitere Registrierkasse haben, so sind händische Belege (inkl. einer Zweitschrift) zu erstellen. Nach der Fehlerbehebung sind die Zweitschriften in der Registrierkasse nachzuerfassen und zumindest 7 Jahre aufzubewahren. Ist nur die Signaturkarte ausgefallen (die Registrierkasse funktioniert dagegen problemlos), so kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der Signaturkarte weiter betrieben werden. Auf den Belegen muss jedoch der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden. Dauert der Ausfall der Signaturkarte länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.